Aanpak
Eerst inzicht. Dan structuur. Dan pas de tool.
Bijna elk marketingteam dat ik tegenkom heeft hetzelfde probleem in een andere jas: iedereen werkt hard, en toch komt er minder uit dan je verwacht. De reflex is om bij een tool te beginnen. Ik begin bij het team. Hieronder lees je hoe een opdracht eruitziet.
Fase 1 · twee weken
Inzicht.
Elke opdracht begint hetzelfde, en duurt in totaal twee weken. In de eerste week doen we de intake en ben ik twee dagen bij het team; in de tweede week werk ik alles uit en presenteer ik het plan. Daarna weet jij wat er nodig is, en ik ook.
Intake · twee uur
Scherp krijgen wat er speelt.
Bij jou op kantoor. Wat er speelt, wie ik moet spreken en wat ik vooraf nodig heb: planningen, tooling, cijfers.
Meekijken · twee dagen
Kijken en luisteren.
Eén dag bij jou op kantoor: gesprekken met het team en de leidinggevende, zien hoe het werk loopt, aanschuiven bij een overleg. En één dag online, verspreid over de week, zodat het in jullie agenda past.
Binnen een week
Het plan op tafel.
Alle gesprekken werk ik uit en leg ik naast elkaar, samen met wat ik op de vloer zag en wat jullie systemen laten zien. Daar maak ik één geheel van: waar het werk blijft hangen, wat dat kost en wat eraan te doen is. Dat presenteer ik aan jou en het team, in een sessie van maximaal anderhalf uur.
Wat je na twee weken hebt.
De werkstroom in beeld. Hoe werk binnenkomt, wie wat doet, waar het wacht en waar het dubbel gebeurt. Op één pagina, zodat het hele team het herkent.
Waar de tijd weglekt. Een onderbouwde inschatting van de uren per week die opgaan aan zoeken, afstemmen, dubbel werk en wachten. Geen stopwatch, wel een realistisch beeld: gebaseerd op wat ik zie, wat het team zelf aangeeft en wat jullie systemen al laten zien. Genoeg om te weten waar het pijn doet en wat het oplossen oplevert.
De tooling doorgelicht. Welke systemen er zijn, wie ze echt gebruikt, waar ze overlappen en wat ontbreekt. Met advies: houden, aanpassen of vervangen.
Drie quick wins. Aanpassingen die je binnen een maand kunt doorvoeren zonder nieuwe tool en zonder extra budget.
Het plan voor fase 2 en 3. Wat eerst, wat daarna, wat het oplevert en hoeveel tijd het kost. Concreet genoeg om op te beslissen.
En onafhankelijk advies: als je huidige systeem goed genoeg is, zeg ik dat.
Fase 1 · vaste prijs
€ 3.750
Ex btw, reiskosten binnen de Randstad inbegrepen. Na fase 1 beslis je: verder met mij, zelf oppakken, of niet. Het bedrag van fase 1 staat, wat je ook kiest. Zo weet je vooraf precies waar je aan toe bent en wat je ervoor terugkrijgt.
Begin met fase 1Fase 2 · op maat
Structuur.
Dan bouwen we de werkwijze. Samen met het team, niet voor het team.
Processen die logisch lopen, één planning die klopt, templates voor alles wat terugkomt. Niet het oude in een nieuw jasje, maar opnieuw kijken hoe het werk slimmer kan. Hier past soms een tool bij: van nul opbouwen of een vastgelopen systeem vervangen, Asana, Gripp, HubSpot of wat bij jullie past. En soms is het huidige systeem prima als je het anders inricht. Ik heb geen belang bij welke tool je kiest.
Omvang en prijs volgen uit het plan van fase 1: afhankelijk van de grootte van het team, wat er al staat en wat er moet veranderen. Je krijgt een voorstel op maat.
Fase 3 · tot het loopt
Team.
De belangrijkste fase: zorgen dat het team ermee kán en wíl werken.
Ik geef de trainingen zelf, ik zit erbij in de eerste weken, en ik blijf tot het zonder mij loopt. Geslaagd is het pas als het team er na drie maanden nog net zo mee werkt als in de eerste week.
Fase 2 en 3 lopen in elkaar over: van eerste gesprek tot een team dat zelfstandig werkt is doorgaans drie tot zes maanden.
Wat mensen me vaak vragen.
Kan ik na fase 1 stoppen?
Ja. Je hebt dan het plan in handen en je kunt het zelf oppakken, met mij verder, of besluiten dat het nu niet het moment is. Het bedrag van fase 1 blijft hetzelfde, wat je ook kiest. Zo weet je vooraf precies waar je aan toe bent.
Werk je alleen voor marketingteams?
Vooral, ja. Marketing, communicatie, content en creatie: dat is waar ik het vak van binnenuit ken, en dat merk je. Maar het probleem van onzichtbaar werk zie ik ook bij projectbureaus en studio's. Herkent jouw team zich in deze site? Plan dan een kennismaking.
Hoe lang duurt een implementatie?
Dat hangt van het team en de situatie af, maar reken op drie tot zes maanden van eerste gesprek tot een team dat zelfstandig werkt. Een migratie van een bestaand systeem gaat sneller dan vanaf nul beginnen.
Wat vraag je van mijn team?
Tijd en eerlijkheid. In de inzichtfase een paar uur per persoon, daarna vooral de bereidheid om anders te gaan werken. Ik merk snel of dat er is; daar praten we in de kennismaking open over.
Werk je op locatie?
Bij voorkeur deels op locatie, zeker in de eerste weken. Daarna hybride. Ik werk vanuit Zwaanshoek, onder de rook van Haarlem en Schiphol, in de hele Randstad.
Moeten we per se naar Asana?
Nee. Asana ken ik goed en ik heb het meerdere keren ingevoerd, maar ik heb ook met Gripp, Jira, Salesforce en HubSpot gewerkt. Eerst structuur, dan de tool die daarbij past. Soms is dat de tool die je al hebt.
Eerst weten waar je staat.
Een half uur is genoeg om te bepalen of fase 1 bij jullie past, en wanneer we kunnen beginnen.